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Projet Connexion

Projet Connexion

1. Pourquoi le projet Connexion ? 

La croissance de l’Association remet en jeu le mode de fonctionnement de l’Association. Il a semblé nécessaire de revoir nos process pour à la fois répondre aux demandes de plus en plus nombreuses et conserver à tout prix l’âme de l’Association qui fait toute sa richesse. L’objectif du projet Connexion est d’améliorer les process pour faciliter le quotidien de chacun, simplifier les missions, s’adapter aux nouvelles contraintes juridiques/comptables/sociétales... 

2. Cette digitalisation ne risque-t-elle pas de mettre de côté tous ceux qui ne sont pas à l’aise avec l’outil informatique ?  

Nous avons besoin de tous et de toutes les compétences. Il s’agit avant tout de simplifier le travail «administratif ». Si nous devons choisir de nouveaux outils nous aurons à cœur de les choisir simples et intuitifs !  

3. Comment intervenir dans le projet ? 

Il y a une équipe projet désignée avec des sponsors et des référentes. Ensuite il y aura de nombreux participants qui seront vus par le consultant, individuellement ou en groupe. Mais vous pouvez à tout moment contacter votre référente : 

  • Clémentine Poulet pour l’équipe Com/Part/Collecte 
  • Cécile Bastide pour l’équipe Rêves 
  • Chris Grente pour l’équipe Hôpitaux 
  • Caroline Lombardi pour l’équipe Admin/Finances/Jurid 

pour lui partager une idée, poser une question, évoquer une inquiétude. Vous avez également l’adresse email projetconnexion@petitsprinces.com ou encore la boîte à idées située à la cafet’. 

4. Quels sont les rôles des sponsors et des référentes ? 

Les sponsors ont un rôle stratégique à savoir qu’ils seront consultés lors de toutes les grandes étapes, lors des besoins de validation et seront les garants de la bonne orientation du projet, conforme à l’âme de l’asso. 

Les référentes sont vos porte-paroles et s’occupent de la gestion opérationnelle du projet. 

5. Est-ce qu’on va tous rencontrer Didier ? 

L’idéal aurait été de rencontrer tout le monde mais le temps de Didier est compté. En effet, Didier a pour mission de nous accompagner dans cette transformation et cette mission se base sur un certain nombre d’heures de travail passé à nos côtés. 

C’est pour ça qu’il y a 3 façons d’interagir : 

  • Immersion et ateliers collectifs 
  • Entretiens individuels 
  • Boîte à idées physique et digitale ouvertes à tous car c’est ensemble que le projet pourra être un succès 

6. Quelle différence entre immersion et entretien ? 

Afin d’optimiser le temps de Didier, nous avons fait le choix d’organiser 2 types de rendez-vous complémentaires lui permettant de rencontrer des personnalités différentes au sein des différents pôles de l’association et de cerner au mieux les besoins que nous avons. Ces 2 types de rendez-vous s’inscrivent dans une méthodologie d’analyse de nos besoins et ce toujours dans le but de soutenir et faire rêver plus d’enfants malades. 

7. Comment avez-vous sélectionné les référents ? Sur quels critères ? 

Il y a une référente par équipe. C’est un mélange de critères parmi l’ancienneté, les connaissances de l’asso, des outils digitaux, la capacité à gérer un projet, etc. 

8. Pourquoi un des axes du projet ne concerne que l’équipe Rêves ?  

Nous souhaitons soutenir et faire rêver plus d’enfants malades, tout cela sans perdre l’âme de l’Asso. Nous cherchons aussi à simplifier le travail administratif autour des rêves des bénévoles.  

Pour cela nous devons revoir l’ensemble des process dans l’équipe rêves afin de les optimiser. Bien évidemment l’ensemble des outils de l’association sera audité afin que tous les services soient correctement connectés et interagissent au mieux, dans l’intérêt des enfants. C’est pourquoi ce projet concerne l’équipe des rêves mais aussi toute la structure. 

9. La digitalisation c’est bien mais ne pensez-vous pas qu’on risque d’y perdre l’âme de l’association ? 

Conserver l’âme de l’Association est ce qui nous tient le plus à cœur. La digitalisation est d’abord un moyen qui répond à des obligations légales (RGPD), fiscales et conforme à notre temps. Les tutrices rêves ont dressé une première liste des points de vigilance à avoir en tête dans ce projet. Nous ne cherchons à modifier les choses que pour du mieux. On ne digitalisera pas juste pour digitaliser ; si un process est efficace et optimum en l’état, on le gardera. 

10. Est-ce que ça veut dire qu’il n’y aura plus du tout de papier ? 

Non le projet Connexion ne vise pas le “tout digital” mais consiste à s’approprier le meilleur des outils digitaux pour se faciliter la vie. 

11. Quelles sont les échéances ? 

La phase de diagnostic doit s’achever fin février 2023. Ensuite, il y aura une phase de recherche d’outils, d’appel d’offre, de migration, d’apprentissage, et selon l’ampleur du chantier, le temps pourra varier. 

12. Combien va couter ce projet ? Était-ce vraiment utile de dépenser de l’argent ?  

Ce projet représente un coût que nous sommes en mesure de supporter et surtout un investissement nécessaire pour poursuivre notre objectif dans les meilleures conditions. 

13. Comment accéder à la boîte à idée digitale ? projetconnexion@petitsprinces.com 

14. Où est la boîte à idée physique ? A la cafét. Elle sera relevée toutes les semaines. Vous pouvez laisser votre message de façon anonyme ou en précisant votre nom. 

15. Quand vous dites plus de rêves est ce qu’il y a une notion de productivité ? 
Qu’entendez-vous par plus de rêves ? 

  • On ne vous a jamais fixé d’objectifs jusque-là, rassurez-vous 
  • Depuis la création de l’Association, l’objectif a toujours été de progresser et de soutenir toujours plus d’enfants